Tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp là ngành nghề còn khá mới đối với Việt Nam. Thế nhưng, trong những năm trở lại đây dịch vụ triển khai sự kiện đã có những bước tiến cạnh tranh trên thị trường và được nhiều doanh nghiệp chú trọng để tập trung đầu tư. Hãy cùng Techfilm khám phá thêm thông tin để hiểu rõ hơn về chương trình quản lý event một cách chi tiết nhất.

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là quá trình lập kế hoạch, chuẩn bị, thực hiện và đánh giá một chuỗi hoạt động có mục đích. Hoạt động sẽ được diễn ra trong một khung thời gian và không gian nhất định nhằm đạt được mục tiêu cụ thể.

Dịch vụ tổ chức sự kiện bao gồm nhiều khía cạnh từ việc lên ý tưởng, thiết kế, thực hiện cho đến đánh giá kết quả. Mục đích của chương trình rất đa dạng từ việc quảng bá sản phẩm, xây dựng thương hiệu đến nâng cao nhận thức hoặc đơn giản là tạo ra một trải nghiệm đáng nhớ cho người tham gia.

Ở một số nước, tổ chức sự kiện là một ngành nghề đặc thù. Do đó, dịch vụ là một hệ thống lý luận nghề nghiệp khá rộng và bao hàm đa lĩnh vực như sự kiện kinh doanh, hội nghị – hội thảo, triển lãm, liên hoan, giao lưu,…

Dịch vụ tổ chức sự kiện mang lại những lợi ích nào cho doanh nghiệp?

Doanh nghiệp có thể cân nhắc thuê dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để giúp mang lại nhiều lợi ích thiết thực hơn thay vì tự thực hiện. Đơn vị có thể tập trung vào hoạt động cốt lõi trong chiến lược tiếp thị như:

• Tiết kiệm thời gian và nhân sự: Doanh nghiệp không cần phải mất thời gian và nhân lực để lên kế hoạch, chuẩn bị và thực hiện sự kiện.
• Đảm bảo chất lượng sự kiện: Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn để đảm bảo sự kiện được tổ chức thuận lợi và hiệu quả.
• Đẩy mạnh truyền thông: Sự kiện được tổ chức bài bản sẽ thu hút được sự chú ý của truyền thông và công chúng giúp tăng cường nhận diện thương hiệu.
• Tạo mối quan hệ: Chương trình sẽ là cơ hội để doanh nghiệp tương tác trực tiếp với khách hàng, đối tác giúp tạo dựng mối quan hệ bền vững.
• Tăng doanh thu: Sự kiện được tổ chức tốt sẽ mang lại nhiều cơ hội kinh doanh thúc đẩy doanh thu cho doanh nghiệp.

Tổ chức sự kiện mang lại giá trị gì cho thương hiệu?

Tổ chức sự kiện là công cụ hiệu quả giúp doanh nghiệp nâng tầm thương hiệu. Nhờ các chương trình hội nghị, hội thảo hay sự kiện truyền thông chuyên nghiệp, doanh nghiệp sẽ tạo được ấn tượng sâu sắc với khách hàng và củng cố hình ảnh tổ chức trên thị trường.

• Thu hút sự chú ý của khách hàng: Doanh nghiệp sử dụng các hoạt động chuyên nghiệp để gây ấn tượng và tạo sự quan tâm từ khách hàng mục tiêu, công chúng và giới truyền thông.
• Công cụ hỗ trợ quảng bá và marketing: Công cụ quảng bá là yếu tố không thể thiếu trong các chiến lược tiếp thị giúp doanh nghiệp truyền tải thông điệp hiệu quả.
• Tăng sức hút cho thương hiệu và sản phẩm: Nhờ sự chuyên nghiệp trong triển khai, doanh nghiệp sẽ tạo được sự hấp dẫn của thương hiệu, dịch vụ và sản phẩm.
• Cải thiện hình ảnh thương hiệu trên thị trường: Hoạt động có tác động tích cực giúp nâng cao uy tín và giá trị của thương hiệu trong mắt công chúng.

Quy trình thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện của Techfilm

Thông thường, quy trình tổ chức sự kiện Techfilm sẽ được triển khai theo 7 bước cơ bản sau để đảm bảo mọi khâu đều được thực hiện chuyên nghiệp và đạt hiệu quả cao nhất:

Bước 1: Lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Đội ngũ Techfilm sẽ gặp gỡ khách hàng để thảo luận sơ bộ, hiểu rõ mục tiêu, yêu cầu và mong muốn của khách về sự kiện. Trên cơ sở đó, chúng tôi lập kế hoạch chi tiết, xác định phạm vi, đối tượng tham gia và định hướng nội dung chương trình.

Bước 2: Tìm kiếm địa điểm phù hợp

Techfilm tiến hành khảo sát, đề xuất những địa điểm phù hợp với quy mô, mục tiêu và ngân sách của khách hàng để đảm bảo không gian tổ chức sự kiện thuận tiện và ấn tượng.

Bước 3: Lập đề xuất và báo giá chi tiết

Dựa trên thông tin từ buổi thảo luận với khách hàng và cuộc họp nội bộ, đơn vị Techfilm sẽ tư vấn, lập đề xuất chương trình và báo giá minh bạch. Chúng tôi sẽ cân nhắc ngân sách của khách hàng để đảm bảo chi phí hợp lý và hiệu quả nhất.

Bước 4: Họp nội bộ trước sự kiện

Trước ngày diễn ra sự kiện, đội ngũ Techfilm sẽ tiến hành họp nội bộ với các phòng ban: sản xuất, thiết kế và chăm sóc khách hàng. Mục tiêu là rà soát toàn bộ kế hoạch, phân công nhiệm vụ cụ thể để đảm bảo buổi sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Bước 5: Chạy thử chương trình

Chúng tôi tổ chức buổi chạy thử, trình diễn các hạng mục chương trình và nhận góp ý từ khách hàng để điều chỉnh kịp thời. Hoạt động sẽ giúp hạn chế sai sót và tối ưu trải nghiệm của khách tham dự.

Bước 6: Tổ chức sự kiện theo kế hoạch

Techfilm triển khai chương trình đúng theo kế hoạch đã được thống nhất. Đội ngũ của chúng tôi đảm bảo mọi hạng mục từ âm thanh, ánh sáng, thiết kế sân khấu đến các hoạt động tương tác đều được thực hiện chuyên nghiệp.

Bước 7: Nghiệm thu và thanh lý hợp đồng 

Sau khi kết thúc sự kiện, Techfilm cùng khách hàng nghiệm thu toàn bộ chương trình, đánh giá kết quả đạt được so với mục tiêu ban đầu và tiến hành thanh lý hợp đồng một cách minh bạch.

Các dự án sự kiện nổi bật do Techfilm đảm nhiệm

Techfilm tự hào là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện uy tín được nhiều doanh nghiệp lớn lựa chọn. Dưới đây là một số dự án nổi bật mà chúng tôi đã từng thực hiện:

Dự án livestream tiêm phòng cúm cho phụ nữ mang thai bảo vệ kép cho mẹ và bé

Techfilm tự hào khi trở thành đối tác đồng hành của Abbott Việt Nam trong sự kiện livestream tiêm phòng cúm cho phụ nữ mang thai bảo vệ kép cho mẹ và bé. Với các trang thiết bị máy móc hiện đại, đội ngũ đảm bảo mang đến những thước phim phát sóng trực tuyến thiết thực và kết nối mọi người với nhau.

Dự án livestream hội thảo Paula’s Choice Việt Nam

Techfilm là một trong những đơn vị tiên phong trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ livestream sự kiện tọa đàm trực tuyến. Đội ngũ đã hợp tác với Paula’s Choice – thương hiệu chăm sóc da hàng đầu thế giới để tổ chức một sự kiện đặc biệt mang tên “28 năm theo đuổi khoa học vì làn da”. Chương trình là cột mốc kỷ niệm hành trình 28 năm đầy cảm hứng của Paula’s Choice tại Việt Nam.

Dự án livestream sự kiện âm nhạc Honda Vision và sáng tạo không giới hạn

Đội ngũ Techfilm gắn liền với sự sáng tạo và chất lượng. Chúng tôi tự hào khi được đồng hành cùng sự kiện âm nhạc đặc biệt của Honda Vision trong vai trò phát sóng trực tiếp.

Dự án “Livestream talkshow Vietnamworks drama công sở”

Hiện nay, các chương trình talkshow trực tuyến đang là một trong những xu hướng mới, đặc biệt là ở các lĩnh vực như truyền thông, giáo dục, kinh doanh và giải trí. Dự án “Livestream talkshow Vietnamworks drama công sở” khi hợp tác cùng với Techfilm đã thu hút được nhiều khán giả nhờ vào dịch vụ tổ chức chuyên nghiệp, truyền tải được thông điệp hữu ích giúp tăng sức hút truyền thông cho thương hiệu tốt nhất.

Dự án “Livestream cầu truyền hình giới thiệu Westgate”

“Livestream cầu truyền hình giới thiệu Westgate” là một trong những dự án nổi bật đã từng hợp tác cùng với Techfilm. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực mang đến hình ảnh truyền thông chất lượng cao, đơn vị đã góp phần giúp Westgate tạo ấn tượng và kết nối sâu hơn với khán giả.

Những ngành nghề nào nên sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Hầu hết các ngành nghề đều có thể tận dụng lợi ích từ dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Dưới đây là một số lĩnh vực nổi bật có nhu cầu sử dụng dịch vụ cao hơn những ngành khác:

• Ngành công nghệ: Doanh nghiệp trong lĩnh vực công nghệ thường sử dụng sự kiện để ra mắt sản phẩm mới, tổ chức hội thảo chuyên đề hoặc tạo cơ hội kết nối với nhà đầu tư giúp quảng bá thương hiệu và tăng uy tín trên thị trường.
• Ngành bất động sản: Các công ty bất động sản tổ chức lễ động thổ, lễ khánh thành hoặc hội thảo đầu tư nhằm giới thiệu dự án, thu hút khách hàng và nhà đầu tư tiềm năng.
• Ngành tài chính – ngân hàng: Lĩnh vực tài chính thường tổ chức hội nghị khách hàng, hội thảo đầu tư để xây dựng niềm tin, chia sẻ thông tin và củng cố mối quan hệ lâu dài với khách hàng.
• Ngành du lịch – khách sạn: Các doanh nghiệp trong lĩnh vực du lịch, khách sạn sử dụng sự kiện để ra mắt sản phẩm mới, quảng bá dịch vụ và thu hút khách hàng thông qua trải nghiệm trực tiếp.
• Ngành giáo dục – đào tạo: Trường học, các trung tâm đào tạo tổ chức hội thảo chuyên đề, hội nghị chuyên môn, lễ khai giảng hoặc lễ tốt nghiệp nhằm nâng cao uy tín, kết nối học viên và tạo dấu ấn trong cộng đồng giáo dục.

Bí quyết tổ chức sự kiện thành công của Techfilm

Với hơn 13 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, bí quyết thành công của Techfilm trong một chương trình không chỉ dựa trên quy trình mà còn cần sự sáng tạo, chuyên nghiệp và tận tâm. Dưới đây là các ưu thế nổi bật giúp đơn vị luôn thành công trong mọi sự kiện như sau:

• Hiểu rõ mục tiêu của khách hàng: Đội ngũ luôn đặt mình vào vị trí khách hàng để nắm rõ mục tiêu, nhu cầu, mong muốn để thiết kế sự kiện phù hợp và hiệu quả nhất.
• Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp: Chúng tôi sở hữu đội ngũ giàu kinh nghiệm, tận tâm và sáng tạo để đảm bảo mọi khâu của sự kiện được triển khai một cách chuyên nghiệp.
• Trang thiết bị máy móc hiện đại: Đơn vị đầu tư hệ thống thiết bị hiện đại từ âm thanh, ánh sáng đến thiết kế sân khấu giúp sự kiện diễn ra ấn tượng và chuyên nghiệp.
• Thực hiện kế hoạch chi tiết: Chúng tôi lên kế hoạch tỉ mỉ, chi tiết và chuẩn bị các phương án dự phòng để xử lý mọi tình huống có thể xảy ra trong sự kiện.
• Đánh giá và cải thiện: Sau mỗi sự kiện, đội ngũ Techfilm luôn đánh giá kết quả, rút kinh nghiệm và cải thiện chất lượng dịch vụ nhằm mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Nếu khách hàng đang có nhu cầu tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với đội ngũ nhân viên tư vấn của Techfilm để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất qua thông tin sau.

• Địa chỉ: 363/24 Đinh Bộ Lĩnh, P. 26, Q. Bình Thạnh, TP. HCM
• Email: Techfilmvn@gmail.com
• Số điện thoại/Zalo: 0928 166 188